Datenschutz bei ChatGPT: was mit Kundendaten geht

16:20, Annahme. Ein Kunde hat geschrieben, die Rechnung sei höher als der Kostenvoranschlag, und er sei „sehr enttäuscht“. Deine Serviceberaterin will es schnell und freundlich lösen. Sie kopiert seine Mail in den KI-Chat auf ihrem Handy, dazu aus dem Auftrag Name, Telefonnummer, Kennzeichen und FIN, damit die Antwort passt. „Mach mir eine höfliche Antwort draus.“

Zwei Minuten später steht ein guter Text da. Der Kunde ist zufrieden. Alle sind zufrieden.

„Ist doch nur eine Mail. Und den Namen nehm ich halt raus.“ Keiner macht hier etwas aus Absicht falsch. Das Problem liegt im Ablauf: Die Daten deines Kunden haben gerade den Betrieb verlassen, über einen privaten Zugang, von dem du nicht weißt, was der Anbieter damit tun darf. Und wenn der Kunde fragt, wo seine Daten überall gelandet sind, hast du keine Antwort.

Stand dieses Stücks: 30. Oktober 2026. Es gibt die Hinweise der Datenschutzaufsicht wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall ist dein Datenschutzbeauftragter oder ein Anwalt der richtige Ansprechpartner.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Nur, wenn drei Dinge stimmen: Rechtsgrundlage, Vertrag mit dem Anbieter, informierte Kunden. Die Datenschutzkonferenz (DSK), also die Runde der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, hat dazu im Mai 2024 eine Orientierungshilfe veröffentlicht. Sie gilt für ChatGPT genauso wie für jeden anderen KI-Chat.

Danach braucht jeder Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten eine Rechtsgrundlage. Läuft das Werkzeug als Cloud-Dienst eines externen Anbieters, arbeitet dieser häufig als Auftragsverarbeiter, und mit ihm ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen. Wer Kundendaten eingibt, muss die betroffenen Personen außerdem transparent über diese Verwendung informieren.

Die gute Nachricht steht auch in der Orientierungshilfe: Einsatzfelder, in denen keinerlei personenbezogene Daten vorkommen, unterliegen nicht dem Datenschutzrecht. Wer sich den Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Gutachten in einfachen Worten erklären lässt, eine Vorlage für Absagen an Bewerber mit Platzhaltern baut oder einen Aushang fürs Wartezimmer formuliert, hat damit kein Datenschutzproblem.

Was zählt im Kfz‑Betrieb als personenbezogen?

Mehr, als es auf den ersten Blick aussieht: Name, Adresse und Telefonnummer sowieso, dazu die FIN. Der Europäische Gerichtshof hat im November 2023 entschieden, dass die Fahrzeug-Identifizierungsnummer für sich nicht personenbezogen ist. Sie wird es aber, wenn derjenige, der Zugang zu ihr hat, über Mittel verfügt, den Halter zu identifizieren, sofern der Halter eine natürliche Person ist. Der Gerichtshof verweist dabei auf die Zulassungsbescheinigung, in der Halter und FIN zusammen stehen. In deiner Annahme liegt beides in derselben Mappe wie der Auftrag.

Die DSK geht noch weiter. Um personenbezogene Daten zu vermeiden, reicht es laut Orientierungshilfe „regelmäßig nicht, Namen und Anschriften einer Eingabe zu entfernen“. Der Personenbezug kann sich aus dem Zusammenhang ergeben. Ihr Beispiel kommt ausgerechnet aus unserer Branche:

Diese Eingabe kann Personenbezug haben, wenn erkennbar ist, aus welchem Unternehmen sie zu welchem Zeitpunkt kam. Ein Autohaus mit drei Kundenberatern ist schnell erkennbar.

Besonders heikel wird es bei Unfallakten. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich verboten und nur ausnahmsweise erlaubt ist. Steht im Gutachten oder in der Mail, dass jemand beim Unfall verletzt wurde, hat dieser Text in einem allgemeinen KI-Chat nichts verloren.

Worauf muss ich beim Zugang achten?

Auf einen betrieblichen Zugang, abgeschaltetes Training und einen Vertrag. Die DSK empfiehlt, dass Arbeitgeber für die berufliche Nutzung Geräte und Accounts stellen. Beschäftigte sollen nicht mit privaten Accounts arbeiten müssen. Die Accounts sollen nicht den Namen einzelner Beschäftigter tragen, solange das Werkzeug nicht auf eigenen Servern läuft; abgefragt wird eine Funktions-Mailadresse des Betriebs.

Die Einstellungen sollen von Anfang an so stehen, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden und keine Eingabe-Historie über die Sitzung hinaus gespeichert wird. Datenschutzrechtlich vorzugswürdig sind laut DSK Anwendungen, die Ein- und Ausgaben gar nicht zum Training nutzen. Geschlossene Systeme, bei denen die Daten in einer abgegrenzten Umgebung bleiben, hält sie für besser als offene. Gehen Daten in Länder außerhalb der EU, gelten die Regeln aus Kapitel V der DSGVO.

Für dich heißt das, bevor Kundendaten auch nur in die Nähe eines KI-Chats kommen: Prüf in den Einstellungen und Vertragsunterlagen deines Zugangs, ob Eingaben zum Training genutzt werden und ob du das abschalten kannst, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet und wo die Daten verarbeitet werden. Hast du einen Datenschutzbeauftragten, gehört er laut DSK in diese Entscheidung.

Und wenn die Antwort der KI falsch ist?

Dann geht der Fehler mit deinem Firmennamen raus. Die DSK schreibt, dass Ergebnisse mit Personenbezug kritisch hinterfragt werden müssen, und dass die Anbieter selbst häufig klarstellen, dass ihre Texte keinen Anspruch auf Richtigkeit haben. Vor der Weiterverarbeitung muss eine Überprüfung stattfinden.

So läuft es typischerweise: Die höfliche Antwort auf die Rechnungsbeschwerde enthält einen Satz, der nach Kulanz klingt. Die Serviceberaterin hat ihn überlesen, der Kunde nicht. Ein Mensch liest jeden Text, bevor er an einen Kunden geht. Das ist keine Datenschutzregel, sondern gesunder Werkstattverstand.

Dass das Thema die Branche umtreibt, zeigt das AUTOHAUS Panel vom August 2026: Im Autohandel nennen 41 Prozent Datenschutz- und Compliance-Anforderungen als Hürde beim KI-Einsatz. Die Regeln, die du deinem Team dafür gibst, gehören in eine KI-Richtlinie. Wie die aussieht, steht in unserem Stück dazu.

Was du diese Woche tun kannst

Setz dich zehn Minuten mit der Person an der Annahme zusammen und öffnet gemeinsam den Verlauf ihres KI-Chats. Nehmt die letzten fünf Eingaben und legt jede neben die Tabelle oben. Steht bei einer „geht nicht“, ist das kein Vorwurf, sondern deine erste Regel für den Betrieb.